電子メールでのやりとり

電子メールでさまざまなやりとりをすることが多くなってきました。便利な点もたくさんありますが、だからこそ、気をつけなくてはいけない点もあります。

とりあえず、気づいた範囲で書いておきます。

１　少なくとも1日一度はメールのチェックをしましょう。自宅の郵便受けを1日一度はチェックするのと同じことです。

２　「件名 Subject」欄には必ず記入しましょう。そうでないと、スパム扱いを受けてしまうこともありますし、メッセージを受け取った相手も不安になったり、（用心深い人は）開封をためらいます。

３　２と関連して、受け取ったメールに「返信」モードで返信するとき、「件名」欄には相手が記入したものがそのまま入ります。場合によっては、妙な状況を生み出したり、相手に対して失礼になる場合もあります。たとえば、わたくしの場合で言えば、たとえば、「大津先生の来週のご講義について」という件名のメールを受け取ることがあります。相手からの件名表現としてはよいのですが、それをそのままにして返信すると妙です。そこで、いまの例なら、「来週の講義について」などと直して返信します。

４　たずねごとやおねがいごとをした場合は、返信の内容に関わらず、必ず、返信してくれたことに対してお礼のメッセージを送りましょう。とくに、なにかを依頼して、それを断られた場合でも、せいぜい、「まことに残念ですが、つぎの機会によろしくお願いいたします」程度のメッセージは返しておきましょう。実際、それが相手に好印象を与えます。

５　実質的な点としては、メールでのやりとりでは相手の顔が見えません。また、とくに、携帯でメールを送る場合などは推敲をしない場合もよくあります。さらに、メッセージを打つ手間を省くために、できるだけ簡略な表現を使う傾向があります。これらの要因がもとになって、相手との間に感情的な軋轢が生まれる場合も少なくありません。《あ、これはおかしなことになりそうだな！》と感じたら、そこでメールでのやりとりはやめ、直接会って話すとか、それができないなら、電話で話すとか、それも無理なら、少し時間をおいて、落ち着いてからメールでのやり取りを再開するといった気遣いが必要です。

これらは「言うは易く行うは難し」の典型例かもしれません。わたくしも失敗をすることがあります。問題は失敗からどの程度学ぶかということです。